1. Een pdf is een elektronische factuur
Een elektronische factuur, ook wel “e-factuur of e-invoice” genoemd, is een factuur die in een elektronisch formaat wordt uitgegeven, verzonden en ontvangen. Om een elektronische factuur aan te maken, gebruik je gestructureerde data op basis van de computertaal UBL (Universal Business Language). Dit is het standaard formaat voor e-facturatie in Nederland. Een pdf-document is dus geen elektronische factuur.
2. Een e-factuur heeft niet dezelfde waarde als een papieren factuur
Elektronische facturen hebben dezelfde juridische geldigheid als papieren facturen. Bovendien verloopt de uitwisseling van facturen veilig omdat het gecodeerde bestanden zijn die leesbaar zijn door de verschillende boekhoudsystemen.
3. Een e-factuur kan ik niet archiveren in een map
Een goede e-facturatie oplossing zoals Banqup maakt het proces eenvoudiger, hoe groot of klein je onderneming ook is. Er is ook een handig digitaal archief, waar alle documenten, facturen en bonnetjes bewaard kunnen worden. Zo hoef je geen mappen en stapels papier fysiek te bewaren - alles is altijd en overal digitaal toegankelijk.
4. Overschakelen op elektronische facturatie is veel werk voor weinig rendement
Er is geen voorkennis vereist en je hoeft geen IT-expert te zijn om te beginnen met e-facturatie. Maak een account aan en begin elektronische facturen te versturen. Zo simpel is het. Bovendien voldoe je meteen aan de toekomstige e-factuur verplichting (zie mythe 7).
5. E-facturatie is duurder dan papieren facturatie
Geen papier, geen postzegels, geen fysiek transport, geen extra tijd of personeel om zaken manueel over te typen of na te kijken… elektronische facturatie is goedkoper én duurzamer.
6. E-facturen zijn niet betrouwbaar
Minder handmatige handelingen betekent ook minder kans op fouten (in het rekeningnummer, contactgegevens, de communicatie, enz.). Je bent er dus zeker van dat je de juiste gegevens gebruikt én dat de factuur de ontvanger bereikt, want een opmerkelijk aantal verstuurde e-mails bereikt de ontvanger niet…
7. E-facturatie is alleen verplicht als ik de overheid factureer
De Europese Unie heeft een plan aangekondigd voor verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven (B2B) vanaf 2028. In Nederland wordt dit wellicht nog sneller ingevoerd. De exacte data en plannen moeten nog worden bevestigd, maar alle bedrijven (met uitzondering van micro-ondernemingen) moeten in de toekomst elektronische facturen kunnen verzenden en ontvangen. Dus niet alleen factureren aan de overheid.
